Olet täällä

Tietosuojaselosteet

Nämä ovat Zodiak Presents ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset rekisteri- ja tietosuojaselosteet. Zodiak ylläpitää sekä asiakasrekisteriä (mm. lipunmyyntiin ja kursseihin liittyvät henkilötiedot) sekä sidosryhmärekisteriä. Kummallekin rekisterille on oma tietosuojaseloste.
Laadittu: 22.5.2018


Asiakasrekisteri

1. Rekisterin ylläpitäjä

Zodiak Presents ry, Y-tunnus 0887147-6
zodiak@zodiak.fi, 09 694 4948
Tallberginkatu 1 B/154
00180 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa

Piia Ahonen, piia.ahonen@zodiak.fi, 09 3154 4729

3. Rekisterin nimi

Zodiakin asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde). Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan suostumukseen tai asiakkaan Zodiakille antamaan toimeksiantoon. Tietoja ei käytetä automatisoituun profilointiin.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Zodiakin palveluiden tuottaminen, kehittäminen ja seuranta sekä asiakaspalvelun toteuttaminen.
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä palveluiden personointi.
  • Asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen sekä kontaktihistorian hallinta.
  • Asiakaspalautteen käsittely ja siihen vastaaminen
  • Hyvityspyyntöjen ja korvausvaatimusten käsittely, vastaaminen ja maksaminen
  • Asiakaskannan analysointi ja luokittelu joiden tavoitteena on viestinnän kohdentaminen.
  • Sähköisten palvelukanavien (kuten verkko- ja mobiilipalvelut) seuranta tilastointipalvelujen kehittämiseksi, markkinointitarkoituksiin ja asioinnin helpottamiseksi.

Zodiakin henkilökunnan käytössä olevaa asiakasrekisteriä ylläpidetään Gruppo Software Oy:n (Y-tunnus 2190176-4) tarjoaman kontaktienhallintasovelluksen avulla. Zodiak on rekisterinpitäjä ja Gruppo Software Oy on henkilötietojen käsittelystä vastaava taho. Lisäksi rekisterinpitäjä on sopimuksellisin keinoin huolehtinut siitä, että henkilötietoja sen lukuun käsittelevä yhteistyökumppani on sitoutunut henkilötietojen suojaamiseen myös omien työntekijöidensä toimien osalta.

Rekisterin tiedot Zodiakissa sijaitsevat Zodiakin ylläpitämissä järjestelmissä ja palvelimilla. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella jokainen sisäänkirjautuminen voidaan todentaa ja yksilöidä.

Zodiakin lippujen myyntiin liittyvvä asiakastietojen käsittely on ulkoistettu Tiketti Oy:lle (Y-tunnus 0116189-3). Tiketti Oy on näiden tietojen osalta rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelystä vastaava taho. Tiketti Oy:n tietosuojaseloste on saatavilla sähköisesti osoitteessa:
https://www.tiketti.fi/info/tietosuojaseloste  

5. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilyttämisen kesto

Rekisteriin tallennetaan asiakkaan perustiedot:

  • nimi
  • syntymäaika
  • asiakastunnisteet
  • kieli
  • osoite
  • puhelinnumero(t)
  • sähköpostiosoite
  • rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot, kun rekisteröity edustaa yhteisöä
  • palvelu-, myynti-, maksu- ja tapahtumatiedot
  • palveluiden käyttötiedot eri asiointikanavissa, kuten internet- ja mobiilipalveluissa, sisältäen mm. loki- ja palvelutapahtumatiedot sekä sivulatausten yhdistämiseksi tarvittavat evästeet
  • asiakkaan antamat palvelua personoivat ja asiointia helpottavat tiedot
  • asiakkuuden analysointi ja ryhmittelytiedot
  • suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot (kts. kohta 11)
  • suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyvät tiedot
  • asiakkaaseen liitettävät ulkoisista tietolähteistä saatavat tiedot, kuten VTJ–osoite
  • tiedon käsittelyyn liittyvät tiedot, kuten lokitiedot
  • asiakaspalautteeseen ja siihen vastaamiseen liittyvät tiedot

Tietojen säilyttämisen kestoa ei ole määritelty erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tilauksen ja rekisteröitymisen yhteydessä, palveluiden oston ja käytön yhteydessä, asiakaspalvelutapahtumien yhteydessä sekä muutoin suoraan asiakkaalta. Asiakkaaseen liittyviä tietoja syntyy teatterin tietojärjestelmiin myös palveluiden käytön yhteydessä. Tietoja päivitetään myös väestötietojärjestelmästä tai muista vastaavista ulkoisista tietolähteistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön sallimin ja velvoittamin tavoin.

Lipunmyynnin osalta rekisterinpitäjänä on Tiketti Oy ja Zodiak on rekisterinkäyttäjä. Zodiak kilpailuttaa lipunmyynnin aika ajoin, jolloin rekisterinpitäjä saattaa vaihtua. Rekisteri siirretään silloin uudelle rekisterinpitäjälle.

Tavanomaisena osana lipunvälitystoimintaa rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja säännönmukaisesti niille tapahtumanjärjestäjille, joiden tilaisuuksiin tai tapahtumiin rekisteröity on ostanut lippuja, lahjakortteja tai muita tuotteita, ja joihin rekisteröidyllä on siten myös asiakassuhde. Tapahtumanjärjestäjät voivat käsitellä luovutuksen perusteella henkilötietoja sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole yhteen sopimattomia edellä mainittujen henkilötietojen käyttötarkoitusten kanssa, kuten markkinointiin. Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja huolellisesti valikoimiemme yhteistyökumppaneiden sellaisiin markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön niin edellyttäessä myös viranomaisille. Asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä, ellei rekisteröity ole sitä kieltänyt.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Palveluiden tarjoamiseen liittyen. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Zodiak käyttää uutiskirjeittensä lähettämiseen ja markkinoinnin automatisointiin australialaista Campaign Monitoria. Campaign Monitorilla on toimistot Sydneyssä, Lontoossa ja San Franciscossa. Campaign Monitor on Zodiakin ylläpitämän henkilörekisterin käsittelijä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa.

Henkilötiedot ovat asianmukaisesti suojattu. Rekisterinpitäjä kerää tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Zodiakin ja muun lippujen jälleenmyyjän rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan rekisterinpitäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Rekisterinpitäjä määrittää myös käyttäjälle myönnettävän käyttöoikeustason. Lisäksi rekisterinpitäjä on sopimuksellisin keinoin huolehtinut siitä, että henkilötietoja sen lukuun käsittelevä yhteistyökumppani on sitoutunut henkilötietojen suojaamiseen myös omien työntekijöidensä toimien osalta.

Rekisterin tiedot Zodiakissa sijaitsevat Zodiakin ylläpitämissä järjestelmissä ja palvelimilla. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella jokainen sisäänkirjautuminen voidaan todentaa ja yksilöidä

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkista rekisteriin tallennetut tiedot, sekä oikeus vaatia hänestä rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.

Vapaamuotoiset tarkistus- ja korjauspyynnöt osoitetaan sähköpostitse rekisterin ylläpitäjille:
piia.ahonen@zodiak.fi, 09 3154 4729

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia, sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

 

Sidosryhmärekisteri

1. Rekisterin ylläpitäjä

Zodiak Presents ry, Y-tunnus 0887147-6
zodiak@zodiak.fi, 09 694 4948
Tallberginkatu 1 B/154
00180 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa

Piia Ahonen, piia.ahonen@zodiak.fi, 09 3154 4729

3. Rekisterin nimi

Zodiakin sidosryhmärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan suostumukseen tai asiakkaan Zodiakille antamaan toimeksiantoon.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Zodiakin asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito
  • rekisteritietoihin perustuva monikanavakontaktointi
  • viestintä ja tapahtumahallinta
  • Zodiakin palveluiden sähköinen suoramarkkinointi ja myynti
  • potentiaalisten lahjoittajien kartoittaminen.

Zodiakin henkilökunnan käytössä olevaa sidosryhmärekisteriä ylläpidetään Gruppo Software Oy:n (Y-tunnus 2190176-4) tarjoaman kontaktienhallintasovelluksen avulla. Zodiak on rekisterinpitäjä ja Gruppo Software Oy on henkilötietojen käsittelystä vastaava taho. Lisäksi rekisterinpitäjä on sopimuksellisin keinoin huolehtinut siitä, että henkilötietoja sen lukuun käsittelevä yhteistyökumppani on sitoutunut henkilötietojen suojaamiseen myös omien työntekijöidensä toimien osalta.

Rekisterin tiedot Zodiakissa sijaitsevat Zodiakin ylläpitämissä järjestelmissä ja palvelimilla. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella jokainen sisäänkirjautuminen voidaan todentaa ja yksilöidä.

5. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilyttämisen kesto

Järjestelmään rekisteröidään:

  • Potentiaaliset henkilö- ja yhteisöasiakkaat
  • Asiakas- ja sidosryhmäorganisaatiot, sekä yhteyshenkilöt em. yhteisöissä.
  • Yksityishenkilöistä rekisteriin tallennetaan nimi ja yhteystiedot. Yhteisöistä ja niiden edustajista voidaan tallentaa myös muita tietoja mahdollisuuksista yhteistyöhankkeisiin teatterin kanssa.
  • Rekisterissä olevaan asiakkaaseen kohdistetut toimenpiteet (kuten markkinointi, viestintä, tapahtumakutsut, neuvottelut yms. yhteydenpito)

Tietojen säilyttämisen kestoa ei ole määritelty erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään järjestelmään Zodiakin piirissä tapahtuvan toiminnan kautta, esimerkiksi teatterin tapahtumissa, yhteistyökumppaneilta ja viestinnästä kiinnostuneilta henkilöiltä suoraan itseltään. Henkilöihin liittyviä tietoja syntyy Zodiakin tietojärjestelmiin myös sähköisten palveluiden käytön yhteydessä. Yhteisöistä voidaan kerätä tietoa myös julkisesti saatavilla olevista rekistereistä.

Tietoja täydennetään ja ylläpidetään asiakaskontaktien perusteella.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön sallimin ja velvoittamin tavoin. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön niin edellyttäessä myös viranomaisille. Asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä, ellei rekisteröity ole sitä kieltänyt.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle palveluiden tarjoamiseen liittyen. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Zodiak käyttää uutiskirjeittensä lähettämiseen ja markkinoinnin automatisointiin australialaista Campaign Monitoria. Campaign Monitorilla on toimistot Sydneyssä, Lontoossa ja San Franciscossa. Campaign Monitor on Zodiakin ylläpitämän henkilörekisterin käsittelijä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa.

Henkilötiedot ovat asianmukaisesti suojattu. Rekisterin tiedot Zodiakissa sijaitsevat Zodiakin ylläpitämissä järjestelmissä ja palvelimilla, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella jokainen sisäänkirjautuminen voidaan todentaa ja yksilöidä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkista rekisteriin tallennetut tiedot, sekä oikeus vaatia hänestä rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.

Vapaamuotoiset tarkistus- ja korjauspyynnöt osoitetaan sähköpostitse rekisterin ylläpitäjille:
piia.ahonen@zodiak.fi, 09 3154 4729

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia, sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.